Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

MyGuestSpace UG (haftungsbeschränkt)
Zülpicher Str. 22
53115 Bonn
Deutschland
E-Mail: datenschutz@myguestspace.de
Telefon: +49 (0) 228 123 456 78
Vertreten durch: Max Mustermann

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir derzeit nicht bestellt, da hierzu keine gesetzliche Pflicht besteht.

2. Überblick: Worum geht es?

MyGuestSpace ist eine Plattform zur Verwaltung privater Ferienimmobilien. Diese Datenschutzerklärung informiert dich darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange wir sie speichern und welche Rechte du hast. Sie gilt für unsere Website und unsere Web-Anwendung (zusammen die „Plattform").

3. Begriffe

Wir verwenden die Begriffe der DSGVO, z. B. „personenbezogene Daten" (alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen) und „Verarbeitung" (jeder Umgang mit solchen Daten, z. B. Erheben, Speichern, Übermitteln, Löschen).

4. Besuch unserer Website (Server-Logfiles)

Welche Daten: Beim Aufruf unserer Website verarbeitet unser Server automatisch technische Zugriffsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite/Datei, übertragene Datenmenge, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL.

Zweck: Bereitstellung der Website, Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit (z. B. Abwehr von Angriffen), Fehleranalyse.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb).

Speicherdauer: Logfiles werden nach 14 Tagen gelöscht oder anonymisiert, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

Hosting: MyGuestSpace befindet sich aktuell in der Entwicklung; ein Hosting-Anbieter für den Produktivbetrieb steht noch nicht abschließend fest. Sobald der Produktivbetrieb aufgenommen wird, ergänzen wir hier den Anbieter, den Serverstandort, den Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO sowie – falls der Serverstandort außerhalb der EU/des EWR liegt – die Garantien für den Drittlandtransfer.

5. Registrierung und Nutzerkonto

Welche Daten: Bei der Registrierung erheben wir Name, E-Mail-Adresse und Passwort (als Hash gespeichert, niemals im Klartext) sowie optional Telefonnummer und Profilbild.

Zweck: Einrichtung und Verwaltung deines Nutzerkontos, Bereitstellung der Plattformfunktionen, Kommunikation zu deinem Vertrag (z. B. wichtige Änderungen, Sicherheitshinweise).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Speicherdauer: Bis zur Löschung deines Kontos; danach werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- oder steuerrechtlich, bis zu 10 Jahre) entgegenstehen. In diesem Fall wird die Verarbeitung eingeschränkt. Hochgeladene Bilddateien werden innerhalb von 30 Tagen nach der Kontolöschung endgültig entfernt.

6. Nutzung der Plattformfunktionen

6.1 Verwaltung von Immobilien, Rollen und Kontingenten

Welche Daten: Angaben zu Immobilien (Adresse, Beschreibung, Fotos, Preise, Regeln), Rollenzuweisungen (Familie, Freunde, Gäste), personenbezogene Konditionen und Übernachtungskontingente, Verwalter-Zuordnungen.

Zweck: Bereitstellung der Kernfunktionen der Plattform – die strukturierte Verwaltung und Aufteilung von Ferienimmobilien.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Besonderheit – Sichtbarkeit für andere Nutzer: Verwalter können einstellen, welche Personen den Belegungskalender einer Immobilie sehen und ob dabei sichtbar ist, wer gebucht hat. Deine Daten (z. B. Name und Buchungszeitraum) sind dann für den vom Verwalter festgelegten Personenkreis sichtbar. Für diese Sichtbarkeitsentscheidungen innerhalb ihres privaten Kreises sind die Verwalter mitverantwortlich; wir stellen hierfür die technischen Einstellungsmöglichkeiten bereit.

6.2 Buchungsanfragen und Freigaben

Welche Daten: Anfragedaten (Person, Immobilie, Zeitraum, Personenzahl, ggf. Nachricht), Freigabe- bzw. Ablehnungsentscheidungen, Buchungshistorie.

Zweck: Abwicklung von Anfragen und Freigaben zwischen Nutzern, Führung des Belegungskalenders.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

6.3 Einladung von Familie, Freunden und Gästen

Welche Daten: Wenn du andere Personen zur Plattform einlädst, verarbeiten wir die von dir angegebenen Kontaktdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse) der eingeladenen Person, um die Einladung zuzustellen.

Zweck: Zustellung der Einladung und Zuordnung zur jeweiligen Immobilie.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung gegenüber dem einladenden Nutzer) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Zustellung der Einladung an die eingeladene Person). Wichtig: Lade nur Personen ein, bei denen du davon ausgehen darfst, dass sie mit der Einladung einverstanden sind. Einladungen laufen nach 7 Tagen automatisch ab; nicht angenommene Einladungen und die zugehörigen Kontaktdaten werden danach im Rahmen unserer stündlichen Aufräumroutine gelöscht.

6.4 Kommunikationsfunktionen (Gruppenchat, 1:1-Chat, Empfehlungen)

Welche Daten: Nachrichteninhalte, geteilte Dateien/Fotos, Empfehlungen, Zeitpunkte, Absender und Empfänger.

Zweck: Bereitstellung der immobilienbezogenen Chats, der 1:1-Kommunikation und der Empfehlungsfunktion.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Hinweis: Chat-Inhalte sind für die jeweiligen Chat-Teilnehmer sichtbar. Wir werten Chat-Inhalte nicht zu Werbezwecken aus. Eine Einsichtnahme durch uns erfolgt nur, soweit dies zur Aufklärung gemeldeter Verstöße oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Speicherdauer: Chat-Inhalte werden gespeichert, solange der jeweilige Chat bzw. die zugehörige Immobilie besteht, und im Rahmen der Kontolöschung gelöscht.

6.5 Zahlungsaufforderungen

Welche Daten: Ein Verwalter kann einem buchenden Nutzer eine Zahlungsaufforderung per E-Mail zusenden. Dazu verarbeiten wir die Buchungsdaten (Immobilie, Zeitraum, fälliger Betrag bzw. anteiliger Betrag pro Mitreisendem), die E-Mail-Adresse des Empfängers sowie – soweit der Verwalter sie hinterlegt hat – dessen Zahlungsangaben (z. B. IBAN und Kontoinhaber für einen Girocode/EPC-QR-Code, PayPal.me-Adresse).

Zweck: Zustellung der Zahlungsaufforderung im Namen des jeweiligen Verwalters, damit der Empfänger die Zahlung eigenständig veranlassen kann. Wichtig: MyGuestSpace stellt keine Rechnungen bzw. steuerlichen Belege aus, wickelt keine Zahlungen ab und ist an Zahlungen nicht beteiligt – die Zahlung erfolgt direkt zwischen den beteiligten Nutzern außerhalb der Plattform.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Speicherdauer: Die hinterlegten Zahlungsangaben eines Verwalters bleiben gespeichert, solange sein Konto besteht bzw. bis er sie entfernt; der Zahlungsstatus einer Buchung wird gespeichert, solange die zugehörige Buchung besteht, und im Rahmen der Kontolöschung gelöscht.

6.6 Kostenpflichtige Abonnements (Stripe)

Welche Daten: Wenn du ein kostenpflichtiges Abonnement (Plus oder Max) abschließt, übermitteln wir an unseren Zahlungsanbieter Stripe deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, deine interne Nutzerkennung sowie den gewählten Tarif und Abrechnungszeitraum. Deine Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten) gibst du direkt auf der Bezahlseite von Stripe ein – sie erreichen uns zu keinem Zeitpunkt. Von Stripe erhalten wir den Status deines Abonnements zurück (z. B. aktiv, gekündigt, Laufzeitende), den wir zur Freischaltung der gebuchten Funktionen speichern. Außerdem speichern wir den Zeitpunkt deiner Zustimmung zum sofortigen Beginn der Leistung (Widerrufsrecht, siehe unsere Widerrufsbelehrung).

Zweck: Abschluss, Abrechnung und Verwaltung deines Abonnements sowie Freischaltung der kostenpflichtigen Funktionen. Wichtig: Stripe tritt beim Verkauf der Abonnements als Verkäufer (Merchant of Record) auf und verarbeitet die Zahlungsdaten insoweit als eigenständiger Verantwortlicher; Informationen dazu findest du in der Datenschutzerklärung von Stripe (stripe.com/de/privacy).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Speicherdauer: Die Abonnement-Daten werden gespeichert, solange dein Konto besteht; danach werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Kontaktaufnahme und Support

Welche Daten: Wenn du uns kontaktierst (z. B. per E-Mail), verarbeiten wir deine Angaben (Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage).

Zweck: Bearbeitung deiner Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (sofern die Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt), im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Speicherdauer: Wir löschen Anfragen, sobald sie abschließend bearbeitet sind und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, spätestens jedoch nach 6 Monaten.

8. Cookies und ähnliche Technologien

Technisch notwendige Cookies: Wir setzen Cookies bzw. vergleichbare Technologien (z. B. Local Storage) ein, soweit sie für den Betrieb der Plattform erforderlich sind – etwa für den Login (Session-Verwaltung), Sicherheitsfunktionen und das Speichern deiner Einstellungen.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich) i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Wir setzen aktuell keine einwilligungsbedürftigen Cookies, keine Analyse- oder Marketing-Dienste und kein Tracking Dritter ein. Sollte sich das künftig ändern, holen wir vorab deine Einwilligung über ein Cookie-Banner ein, die du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kannst.

9. E-Mail-Benachrichtigungen

Transaktionale E-Mails: Wir senden dir E-Mails, die für die Nutzung der Plattform erforderlich sind (z. B. Registrierungsbestätigung, Buchungsanfragen und Freigaben, Sicherheitshinweise, wichtige Vertragsinformationen). Du kannst den Erhalt bestimmter Benachrichtigungsarten per E-Mail in deinen Kontoeinstellungen abschalten; sicherheits- und vertragsrelevante Mitteilungen bleiben davon ausgenommen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Einen Newsletter bieten wir derzeit nicht an.

10. Empfänger der Daten und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies erforderlich ist:

• An andere Nutzer: im Rahmen der Plattformfunktionen (z. B. Belegungskalender, Chats, Buchungsanfragen, Zahlungsaufforderungen) entsprechend den jeweiligen Rollen- und Sichtbarkeitseinstellungen.
• An Auftragsverarbeiter: Dienstleister, die uns beim Betrieb der Plattform unterstützen, insbesondere Hosting und – sofern konfiguriert – ein E-Mail-Versanddienstleister für Benachrichtigungs-E-Mails. Diese ergänzen wir mit Namen und Anschrift, sobald sie für den Produktivbetrieb feststehen. Sie sind vertraglich gemäß Art. 28 DSGVO gebunden und verarbeiten Daten nur nach unserer Weisung.
• An Stripe: für Abschluss und Abwicklung kostenpflichtiger Abonnements an die Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland (siehe Abschnitt 6.6). Stripe tritt dabei als Verkäufer (Merchant of Record) auf und verarbeitet die Zahlungsdaten als eigenständiger Verantwortlicher – nicht als unser Auftragsverarbeiter.
• An Behörden oder Dritte: wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. aufgrund behördlicher oder gerichtlicher Anordnung) oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c bzw. lit. f DSGVO).

Ein Verkauf deiner Daten findet nicht statt. Wir nutzen deine Daten nicht für personalisierte Werbung Dritter.

11. Datenübermittlung in Drittländer

Wir verarbeiten deine Daten grundsätzlich innerhalb der EU bzw. des EWR. Sollten wir künftig Dienstleister mit Sitz oder Serverstandorten außerhalb des EWR einsetzen, erfolgt die Übermittlung nur auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (z. B. EU-US Data Privacy Framework) oder der EU-Standardvertragsklauseln.

Bei kostenpflichtigen Abonnements (Abschnitt 6.6) kann Stripe Daten an die Stripe, Inc. in den USA übermitteln. Stripe ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend kommen die EU-Standardvertragsklauseln zum Einsatz.

12. Speicherdauer (allgemein)

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Wegfall des Zwecks bzw. Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Konkrete Speicherfristen sind bei den einzelnen Verarbeitungen in Abschnitt 6 angegeben.

Entfernte Bilddateien (z. B. gelöschte Fotos, ersetzte Profilbilder oder Bilder gelöschter Konten) werden zeitversetzt endgültig von unseren Servern gelöscht: Die Datei wird innerhalb von 30 Tagen gelöscht, nachdem der zugehörige Inhalt endgültig entfernt wurde. Bei Inhalten, die zunächst für einen Moderationszeitraum aufbewahrt werden (z. B. gelöschte Nachrichten, Schadensmeldungen oder Immobilien, siehe Abschnitt 6), verlängert sich die Gesamtdauer entsprechend auf bis zu 60 Tage ab deiner Löschung. Für andere Nutzerinnen und Nutzer sind die Bilder ab deiner Löschung nicht mehr abrufbar; während eines laufenden Moderationszeitraums können Administratoren sie weiterhin einsehen.

Hat ein Administrator einen Inhalt (z. B. eine Nachricht, einen Tipp oder eine Meldung) wegen eines Regelverstoßes entfernt, speichern wir diesen Inhalt zusammen mit dem Vorgang in unseren Moderationsprotokollen. Diese Protokolle bleiben auch nach einer Kontolöschung erhalten, damit wir den Vorgang gegenüber Betroffenen und Behörden nachweisen und uns gegen Ansprüche verteidigen können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit von Moderationsentscheidungen).

13. Deine Rechte als betroffene Person

Du hast gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der dich betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Du kannst Auskunft darüber verlangen, ob und welche Daten wir über dich verarbeiten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Du kannst die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen, soweit keine Ausnahmen (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Du kannst verlangen, die von dir bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): mit Wirkung für die Zukunft, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir deine Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) verarbeiten, hast du das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine formlose Mitteilung an: datenschutz@myguestspace.de.

Beschwerderecht: Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf.

14. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung bestimmter Daten (z. B. bei der Registrierung) ist für die Nutzung der Plattform erforderlich. Ohne diese Daten können wir dir die Plattform nicht oder nicht vollständig zur Verfügung stellen. Darüber hinausgehende Angaben sind freiwillig.

15. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Buchungsfreigaben werden stets von den jeweiligen Verwaltern – also von Menschen – getroffen.

16. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um deine Daten gegen Verlust, Missbrauch und unberechtigten Zugriff zu schützen – unter anderem Transportverschlüsselung (TLS/HTTPS), verschlüsselte bzw. gehashte Passwortspeicherung, Zugriffsbeschränkungen nach dem Need-to-know-Prinzip und regelmäßige Sicherheitsupdates. Wir entwickeln unsere Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem Stand der Technik fortlaufend weiter.

17. Minderjährige

Unsere Plattform richtet sich an Personen ab 18 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere Plattform oder die Datenverarbeitung ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf der Plattform abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir dich zusätzlich, z. B. per E-Mail oder über einen Hinweis in der Plattform.